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por Evandro da Nóbrega,

coordenador de Comunicação

Social do Judiciário paraibano

Dando continuidade à programação do Curso de Gestão Documental promovido pelo TJ-PB em parceria com a UFPB e a Fundação Casa de José Américo, realizou-se, na manhã desta terça-feira, 18 de novembro, no Auditório “Desembargador Francisco Floriano da Nóbrega Espínola”, no Fórum Cível da Comarca da Capital, mais uma conferência de grande importância.

Esta palestra intitulou-se “Gestão de Documentos: Ações estratégicas para a tomada de decisões” e foi ministrada pela professora e especialista em Organização de Arquivos Públicos pela USP, Maria Rosângela da Cunha, chefe do Departamento de Arquivos da Marinha do Brasil.

RIQUEZA DA COMUNICAÇÃO

A professora iniciou a palestra falando sobre a evolução da Sociedade e do uso da Informação; as mudanças proporcionadas pela tecnologia dos veículos de comunicação; e o conhecimento como sendo responsável por 55% da riqueza mundial.

Falou ainda sobre a importância da gestão documental e disse que a informação está na documentação gerada e produzida no desempenho das nossas atividades.

REQUISITOS

Os requisitos básicos para uma boa Gestão Documental, segundo a professora Rosângela são: comprometimento; colaboração entre os setores de um mesmo órgão; e informações eficazes.

“Hoje, o que temos no serviço público é a disponibilidade da informação via rede, de um lado, e a dificuldade na localização e acesso, de outro lado. É preciso processar os dados, tratar as informações e gerenciar os conhecimentos”, afirmou a professora Rosângela.

OBJETIVOS E FASES

Dentre os objetivos da Gestão Documental estão: racionalização e controle da grande massa documental acumulada; tratamento adequado das informações; e suporte para a tomada de decisões.

Segundo a palestrante, ao iniciar um programa de gestão documental, deve-se saber primeiro onde estão as informações; quem as fornece; como adicionar valores a elas; como essa informação é usada e o porquê de ela ser utilizada, a fim de que se possa, posteriormente, ter a capacidade de implantar um programa adequado.

“É preciso observar as fases: definição da política arquivística; designação de responsabilidades; planejamento do programa e implantação”, ressaltou a especialista.

DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO

Durante a palestra, a professora Rosângela Cunha abordou, também, o documento arquivístico, que representa toda a atividade desenvolvida pela Instituição em um dado momento, servindo de prova.

“Esta é a função precípua do documento arquivístico”, concluiu a palestrante. 

LEGISLAÇÕES

Existe legislação referente ao assunto na Constituição Federal de 1988, que, por exemplo, em seu artigo 216, § 2.º, determina que a Administração Pública realize a Gestão Documental; na Lei nº. 8.159/91, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados; no Decreto-Lei nº. 2.848/40, que, em seu artigo 314, de igual forma aborda o assunto; e nas Resoluções 26 e 27, de 6 de maio e de 16 de junho de 2008, respectivamente.             

DESEMBARGADOR DI LORENZO SERPA

O presidente da Comissão de Avaliação de Documentos do Tribunal de Justiça, desembargador José Di Lorenzo Serpa falou, ao término da palestra, acerca do empenho do presidente da Corte de Justiça, desembargador Antônio de Pádua Lima Montenegro, em oferecer aos servidores do Judiciário Paraibano um curso de tamanha valia.

Agradeceu, por fim, à colaboração e ao trabalho que vem sendo realizado pelas integrantes da Comissão, professoras Irene Rodrigues da Silva Fernandes, Laura Helena Baracuhy Amorim, Therezinha Gloriete Pimentel Rodrigues, Zeluíza da Silva Formiga Brandão e Eliete Lisboa dos Santos.

SECRETARIA DE RECURSOS HUMANOS

O secretário de Recursos Humanos do TJ-PB, Dr. José Antônio Coelho Cavalcanti, como um dos colaboradores e interessado direta nesta realização que visa a aperfeiçoar os recursos humanos do Judiciário paraibano, está realizando freqüentes visitas a atividades do Seminário. E foi ele quem chamou a atenção, no dia 18 de novembro, para a importância de mais uma imperdível conferência.

Trata-se da segunda palestra, a ser proferida a partir das 9 h deste dia 19, ainda dentro da programação do evento, no Auditório “Desembargador Francisco Floriano da Nóbrega Espínola”, no Fórum Cível da Comarca da Capital, sobre o tema “Conceitos básicos e requisitos funcionais da gestão de documentos digitais”.

ESPECIALISTA DA USP

O Seminário de Gestão Documental vem sendo promovido pelo Tribunal de Justiça da Paraíba em parceria com a Universidade Federal da Paraíba e Fundação Casa de José Américo.

E, de fato, segundo relata a jornalista Cristiane Rodrigues — que cobriu essas atividades para a Coordenadoria de Comunicação Social do Judiciário paraibano —, quem ministrou a palestra foi a professora e especialista em Organização de Arquivos Públicos pela USP, Dra. Maria Rosângela da Cunha, chefe do Departamento de Arquivos da Marinha do Brasil. Ela falou acerca dos projetos já existentes em todo o Mundo, no que tange a documentos digitais.

EXEMPLO DA NASA

Abordou ela, também, as normas já publicadas a respeito da matéria. Foi exibido até um filme, desenvolvido pela NASA (Agência Americana do Espaço) e por uma Fundação especializada, estudando as perdas já sofridas pela Humanidade com relação a documentos, inclusive os eletrônicos.

A palestrante citou o exemplo da NASA, que teve perdas enormes, pois realizou a expedição ao planeta Marte, em 1976, e não tem nenhum dado, vez que, então, não se preocupava em preservar as informações. “Temos, portanto, que proteger a base de dados de nossa instituição”, no caso o TJ-PB.

GERENCIAMENTO ELETRÔNICO

Também na quinta-feira, 20 de novembro, realizou-se, no 4.º andar do Anexo Administrativo “Desembargador Archimedes Souto Maior” do Palácio da Justiça, um Curso de Gerenciamento Eletrônico, envolvendo setores diretamente ligados às atividades de Arquivo.

Ainda segundo a programação do Seminário de Gestão Documental, o treinamento com servidores do Tribunal de Justiça será retomado a 1º. de dezembro próximo, prosseguindo até o dia 11 do mesmo mês, desta vez com palestras e aulas ministradas no Arquivo do TJ-PB.