“As novidades que eu trouxe são de suma importância para aperfeiçoamento da gestão documental sob o especto da guarda dos processos, alguns desses que têm a guarda necessária por serem considerados históricos”. A afirmação é do desembargador José Aurélio, em relatório, sobre sua participação no III Congresso Brasileiro de Arquivos do Poder Judiciário, realizado de 27 a 29 de novembro, em Brasília. O evento contou com a participação do ministro Humberto Martins, ouvidor do Superior Tribunal de Justiça, entre outros ministros de tribunais federais.  

O magistrado informou que durante o congresso foi falado sobre o judiciário tender a digitalizar os documentos, o que acaba escanteando o uso do papel. Para ele, essa medida afasta o acúmulo de processo físicos, que é objetivo do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), e faz com que arquivos do Poder Judiciário tenha eficácia no sentido de se proceder com documentos que reflitam a história.

“Não há mais necessidade de se proceder com essa documentação em prateleiras do Poder Judiciário. Tão somente acumulando e, sobretudo, traz mais gastos no que tange o contrato de outros prédios para guardar esses processo físicos de, muitas vezes, sem nenhuma importância”, complementou.

José Aurélio ressaltou que o congresso foi importante para o Tribunal de Justiça da Paraíba (TJPB), por estar com o propósito de proceder com a gestão documental. Outros tribunais brasileiros, segundo ele, estão com o mesmo projeto, cujo objetivo é evitar esse acúmulo de processos findos e serviço.

Com os desembargadores João benedito da Silva, José Aurélio da Cruz e Leandro dos Santos, o TJPB deu “um passo inicial”. “Constitui na formação de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, restando a partir deste momento darmos prosseguimento ao plano de implantação de uma Gestão Documental”.

Entre as considerações finais do desembargador, consta que, durante as apresentações do Congresso, foi possível compreender que a Gestão Documental não ocorre apenas no arquivo. “Ela passa por todas as etapas desde a elaboração e recebimento do documento, até seu arquivamento. Entendemos que um projeto de GD deverá envolver todos os setores do tribunal que geram documentação e trata-se de uma realidade de todos os tribunais”.

Por ser uma implementação de médio a longo prazos, há alguns pontos interessantes a serem discutidos com os demais membros da CPAD, como a realização de um diagnóstico da real situação de todas as unidades de arquivo do Tribunal, constituição de uma unidade de GD, criação de cargo de Analista Judiciário – Arquivista, e conscientização de todos os órgãos e setores do TJ.

Por fim, também terá que ser elaborado de um projeto que faça parte do Plano Estratégico do TJPB e que se torne uma realidade em que as diretorias, as gerências e os demais setores estejam comprometidos com a consecução dos objetivos do referido projeto, conforme o relatório.

Congresso - O evento contou com a organização do Superior Tribunal de Justiça (STJ) com apoio das cortes superiores do Supremo Tribunal Federal (STF), Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e, ainda, do Conselho Judiciário Federal (CJF). O IV Congresso acontecerá em 2015 e será organizado pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST).

Histórico - A segunda edição, organizada pelo Tribunal Superior Eleitoral em 2012, focou a qualificação e integração dos gestores da informação frente as novas tecnologias, que impactam nos procedimentos de gestão e preservação dos documentos. Já a primeira, ocorrida em 2001, pelo STF, tinha a preocupação com a melhoria dos procedimentos de guarda e conservação dos documentos ante a inexistência de instrumentos básicos de gestão de documentos arquivísticos.

Por Karina Negreiros (estagiária)