Por videoconferência, o Comitê Permanente de Preservação e Gestão Documental (COMPPGED) realizou, no dia 23 de outubro, sua primeira reunião de trabalho para apresentar o plano de ação para implementação do Programa de Descarte Documental no âmbito do Poder Judiciário estadual, o qual foi aprovado. Na ocasião, foi feito um compartilhamento das diretrizes aos membros do Comitê sobre a resolução que constituiu o COMPPGED e suas atribuições.

O desembargador Marcos Cavalcanti de Albuquerque, presidente da Comissão de Acervos do Tribunal de Justiça da Paraíba, conduziu as atividades. Estiveram, ainda, on-line na reunião os juízes Carlos Sarmentos, Antônio Silveira Neto e Jailson Suassuna Shizue, além dos diretores do TJPB Tony Pegado (Administrativo) José Neto (Tecnologia da Informação) e a gerente de Projetos, Caroline Leal.

Ela explicou que como programa é muito amplo e complexo, esse primeiro momento, será de descarte dos feitos já migrados para o Sistema do Processo Judicial eletrônico. “Além dos feitos eletrônicos, temos uma quantidade enorme de processos antigos. Mas, de antemão, a gente sabe que existe um corte cronológico estabelecido na resolução de processos anteriores a 1988 e estes serão de guarda permanente”, esclareceu.

Durante a reunião, o Comitê tomou conhecimento das incumbências da Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD), que possui as atribuições de avaliar os processos que estão aptos ao descarte e identificar quais podem ser, de fato, arquivados e os que serão de guarda permanente.

“A resolução traz todas essas diretrizes, mas ressalta que os processos que têm valor histórico devem ser guardados permanentemente, por mais que sua classe processual e o seu tempo indiquem que sejam adequados para um descarte”, enfatizou Caroline. Ela afirmou, ainda, que essas comissões serão constituídas por um historiador, um arquivologista, bacharéis em Direito e servidores do quadro do TJPB. “Estamos buscando, por meio do Banco de Talento, identificar servidores do quadro que tenham essas formações”, disse.

Para o diretor do Fórum Cível da Capital e membro do Comitê, juiz Carlos Sarmento, o descarte de processos físicos irá proporcionar grandes vantagens. Ele destacou o melhor aproveitamento dos espaços físicos hoje existentes, o que pode, inclusive, resultar em economia com o fim das locações de prédios do TJ e a melhor organização do arquivo, que ficará apenas com os processos de acervo permanente. “Teremos um ambiente menos insalubre, proporcionando ganhos ao meio ambiente e aos servidores que lidam com os processos em arquivo. O descarte estará ajudando, também, as instituições sociais financeiramente, com a doação de todo esse material para reciclagem”, ressaltou o magistrado.

Ficou deliberado que a Diretoria Administrativa do TJPB vai analisar a possibilidade de convênio com cooperativas de papel, bem como com instituições para receber doações dos papéis picotados. Enquanto isso, a Gerência de Projetos encaminhará uma ata da reunião e um ofício à Presidência, solicitando que a mesma determine o envio para todas as comarcas da relação dos processos migrados para o PJe, que, por força da resolução, já estão aptos a serem descartados.

No dia 6 de novembro, ocorrerá um novo encontro virtual dos membros. Na pauta, uma deliberação da Corregedoria-Geral de Justiça, através do juiz Antônio Silveira. O magistrado apresentará uma proposta de regionalização no Estado, com a criação de depósitos regionais e CEPADES.

Resolução - No mês de abril de 2020, o Pleno do Tribunal de Justiça da Paraíba aprovou, por unanimidade, projeto de resolução com o objetivo de constituir o COMPPGED para assegurar a proteção, a destinação, a guarda, a preservação e o acesso aos documentos produzidos e recebidos no exercício de atividades jurisdicionais e administrativas, conforme critérios definidos no documento.

A Resolução descreve como gestão de documentos – nos termos da Lei nº 8.159/91 – o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, classificação, avaliação, destinação, preservação e arquivamento de todos os registros documentais produzidos e recebidos pelos órgãos do Poder Judiciário do Estado da Paraíba, independentemente do suporte em que foram registrados, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente, conforme seu valor informativo, probatório ou histórico.

O Pleno do TJPB, ao aprovar a Resolução, considerou, entre outros aspectos, a necessidade de uma política integrada de padronização, classificação, avaliação, descrição e preservação dos documentos judiciais, em consonância com o que dispõe a Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que trata da política nacional de arquivos públicos e privados. Levou em conta, ainda, as diretrizes básicas de gestão de documentos estabelecidas pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), por meio da Resolução nº 26, de 6 de maio de 2008.

Conforme disposto no documento aprovado, para fins de preservação da memória do Judiciário, o magistrado poderá determinar a marcação, por meio de selo, de documentos, processos judiciais ou administrativos, em tramitação ou arquivados, cujo assunto seja considerado de grande valor para o Tribunal de Justiça do Estado da Paraíba e para a sociedade. A Comissão analisará, em última instância, a procedência ou não da indicação.

Comitê – O Comitê é presidido pelo vice-presidente do Tribunal de Justiça da Paraíba, desembargador Arnóbio Alves Teodósio. Ainda compõem o COMPPGED, os desembargadores-presidentes Marcos Cavalcanti de Albuquerque, da Comissão de Cultura e Memória; Joás de Brito Pereira Filho, da Comissão de Acervos e Avaliação Documental e membro da Comissão de Cultura e Memória; Saulo Henriques de Sá e Benevides, membro da Comissão de Cultura e Memória; José Ricardo Porto, membro da Comissão de Acervos e Avaliação Documental; e José Aurélio da Cruz, membro da Comissão de Acervos e Avaliação Documental.

O Comitê é formado, também, pelos juízes Antônio Silveira Neto, indicado pela Corregedoria-Geral de Justiça; Carlos Antônio Sarmento e Jailson Shizue Suassuna, indicados pela Presidência do TJPB; além dos diretores Tony Márcio Leite Pegado, Administrativo, e José Teixeira de Carvalho Neto, de Tecnologia da Informação.

Por Marcus Vinícius/Gecom-TJPB